Организационная структура управления в значительной мере определяет результативность взаимодействия подразделений и эффективность функционирования управляющей системы в целом. Поэтому она должна строиться с таким расчетом, чтобы обеспечивать достижение целей организации с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Формирование организационных структур управления должно быть направлено на концентрацию однородных видов управленческой деятельности, ликвидацию многоступенчатости и устранение излишних звеньев управления.
При проектировании организационных структур управления учитываются такие принципы, как:
— соответствие организационной структуры содержанию деятельности объекта управления;
— способность к трансформации;
— оперативность в передаче управляющего воздействия;
— оптимизация уровней управления;
— сбалансированность прав и полномочий;
— равномерность нагрузки на все звенья управления;
— сопряженность (согласованность) деятельности всех структурных подразделений организации.
Факторы, определяющие особенности управленческой структуры
Масштабы и разнообразие функций организации. В крупных, особенно осуществляющих множество видов деятельности организациях, больше подразделений, многочисленнее и разнообразнее связи между ними, а поэтому масштабнее и сложнее управленческая структура.
Норма управляемости, то есть предельное число подчиненных, которыми можно эффективно руководить. Ее средняя величина составляет 7-10, в том числе на высших «этажах» организации — 4-5, а на нижних, при выполнении простых работ, может достигать 20-30 и даже значительно больше.
Конкретная величина нормы управляемости зависит от следующих обстоятельств:
— характера деятельности. Чем важнее и разнообразнее задачи, сложнее методы их решения, серьезнее последствия для организации, тем норма управляемости ниже, и наоборот;
— уровня знаний руководителя, способностей и квалификации подчиненных, их заинтересованности в своей работе. Чем они значительнее, тем более высокой может быть норма управляемости;
— новизны и сложности проблем, количества неожиданных и неопределенных ситуаций, необходимости принимать оперативные решения; высокие показатели в этой области требуют низкой нормы управляемости;
— стабильности самой управленческой структуры, наличия регламентов, конкретности постановки задач, совершенства методов принятия решений, уровня технической оснащенности и обеспеченности вспомогательным персоналом, надежности коммуникаций. Чем они лучше, тем норма управляемости может быть выше;
— состояния организационной культуры и морально-психологического климата; чем они благоприятнее, тем норма управляемости может быть также выше;
— территориальной разбросанности исполнителей, оторванности их от руководства; если они значительны, норма управляемости должна быть сравнительно низкой;
— величины полномочий, которыми наделены исполнители; чем они больше, тем выше может быть численность подчиненных под началом одного руководителя;
— физических и психологических возможностей участников управленческого процесса (памяти, объема внимания, быстроты реакции и пр.). Чем они больше, тем выше норма управляемости.
- В целом, чем ниже норма управляемости, тем большее число подразделений будет в организации и, соответственно, сложнее ее управленческая структура.
- Сама норма управляемости должна быть оптимальной. Если она излишне высока, руководители не в состоянии вникать в особенности работы подчиненных, в результате чего многие вопросы остаются нерешенными или решаются без их участия.
- Технологические факторы. Так, в условиях всеобщей автоматизации производственных процессов, когда не нужно постоянное присутствие человека, управленческая структура бывает гораздо более простой, чем там, где персонал занят выполнением сложных ручных операций.
- Экономические факторы. В условиях ограниченности средств она будет проще.
- Социальная структура и межличностные отношения. Так, если в организации недостает работников с необходимым уровнем образования и квалификации, попытка создать то или иное подразделение или должность вряд ли увенчается успехом, даже если потребность в них несомненна.
- Естественные факторы — географические, или природно-климатические, например территориальное размещение подразделений, экстремальность условий их деятельности.
- Характер деятельности организации. Для производственных фирм она может быть одной, для торгово-посреднических — другой, для научных — третьей.
- Эффективным структурам управления свойственны: динамичность и гибкость, способность быстро изменяться, приспосабливаться к новым внешним и внутренним условиям.
Решение об организационной структуре принимается руководством высшего звена, а проектирование структуры базируется на стратегических планах организации. Зачастую структура компаний складывается скорее под воздействием времени, чем в результате целенаправленных усилий по ее совершенствованию