Информация внутри организации может передаваться:
- по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие (коммуникации руководитель - подчиненный, руководитель - рабочая группа). Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях;
- по восходящей т.е. снизу вверх. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок;
- по горизонтали (коммуникации между различными подразделениями).
Пример. Нестандартные способы организации обмена информацией между отделами, подразделениями и сотрудниками:
Офис без границ (открытое офисное пространство). Компания: «Ростик групп». Цель: вынудить сотрудников из смежных подразделений больше общаться.
Здесь никогда не используют стены, только стеклянные перегородки. Они дают ощущение общего пространства. Открытое пространство позволяет всем сотрудникам быть в курсе событий, проектов, быстрее налаживать коммуникацию. Это создает позитивную командную атмосферу и помогает добиваться лучших результатов в работе. Возможность видеть то, что происходит у соседей, привела к усилению внутренней конкуренции.
Офисные демократы (политика «открытых дверей»). Компания: «3М Россия». Цель: облегчить общение между сотрудниками и руководством.
Использование языка офисного пространства – давний конек 3M. Например, закрытые двери кабинетов – дурной тон. Это допустимо только на время переговоров. Во всех остальных случаях каждый руководитель компании доступен для общения. Да и эти отдельные кабинеты положены только топ-менеджменту. Линейные руководители работают в одном помещении с подчиненными. Причем не только со своими. Например, рабочие места сотрудников отдела по работе с клиентами, секретарей и работников службы персонала расположены так, чтобы общаться с ними было удобно всем.
В развитии офисной открытости российскому 3М есть с кого брать пример: английские коллеги пошли еще дальше. Они вообще отказались от личных кабинетов и работают в одном помещении, все вместе. Чтобы сделать коммуникации максимально эффективными, рядовых сотрудников и руководителей усадили за круглые столы, напоминающие разрезанный торт. Каждый стол поделен на несколько секторов-рабочих мест. Чтобы пообщаться с коллегой, достаточно просто взглянуть на чужой «кусок торта».
Для передачи информации внутри организации могут использоваться коммуникационные структуры (сети) различных типов, которые объединяют в три группы:
- открытые коммуникационные сети;
- замкнутые коммуникационные сети;
- комбинированные коммуникационные сети.
В открытых сетях движение команды или информации может быть остановлено, так как попадает в тупик, т.е. к элементу структуры управления, находящемуся в конце канала. Одновременно движение может встретить препятствие в виде «посредника» или «контролера», который по каким-то причинам этому движению препятствует (останавливает, искажает, направляет в другую сторону) и которого нельзя обойти. В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены. Комбинированные сети сочетают в себе оба принципа построения и присущи крупным многоуровневым предприятиям.